Die Urlaubsrückstellung ist der Betrag an Urlaubszeit, den ein Arbeitnehmer gemäß den Sozialleistungsrichtlinien eines Unternehmens verdient hat, der aber noch nicht verbraucht oder ausgezahlt wurde. Dies ist eine Verbindlichkeit für den Arbeitgeber. Die folgenden Ausführungen zur Bilanzierung von Urlaubsansprüchen können auch auf das Urlaubsgeld angewandt werden. Die Berechnung des aufgelaufenen Urlaubsgeldes für jeden Mitarbeiter ist wie folgt:
Berechnen Sie den Betrag der bis zum Beginn des Abrechnungszeitraums erworbenen Urlaubszeit. Dabei sollte es sich um einen fortgeschriebenen Saldo aus dem vorangegangenen Zeitraum handeln. Diese Information kann in einer Datenbank oder einer elektronischen Tabelle gespeichert werden.
Addieren Sie die Anzahl der im aktuellen Abrechnungszeitraum verdienten Stunden.
Subtrahieren Sie die Anzahl der im aktuellen Zeitraum verbrauchten Urlaubsstunden.
Multiplizieren Sie die endgültige Anzahl der angesammelten Urlaubsstunden mit dem Stundenlohn des Mitarbeiters, um die korrekte Rückstellung zu erhalten, die in den Büchern des Unternehmens ausgewiesen werden sollte.
Wenn der für den Mitarbeiter bereits in der vorangegangenen Periode angesammelte Betrag niedriger ist als die korrekte Rückstellung, ist die Differenz als Zusatz zur Rückstellung zu verbuchen. Ist der in der Vorperiode bereits abgegrenzte Betrag höher als die korrekte Rückstellung, so ist die Differenz als Minderung der Rückstellungsverbindlichkeit zu verbuchen.
Beispiel für zurückgestelltes Urlaubsgeld
Ein Beispiel: In den Büchern von ABC International ist bereits ein Saldo von 40 Stunden ungenutzter Urlaubszeit für Fred Smith aufgelaufen. Im letzten Monat, der gerade zu Ende gegangen ist, hat Fred weitere fünf Stunden Urlaub angesammelt (da er Anspruch auf 60 Stunden angesammelten Urlaub pro Jahr hat und 60/12 = fünf Stunden pro Monat). Außerdem hat er in diesem Monat drei Stunden Urlaub verbraucht. Das bedeutet, dass ABC am Ende des Monats insgesamt 42 Stunden Urlaubszeit für ihn angesammelt haben müsste (40 Stunden bestehender Saldo + 5 Stunden zusätzliche Ansammlung – 3 verbrauchte Stunden).
Fred erhält einen Stundenlohn von 30 $, so dass sich sein Gesamturlaubsguthaben auf 1.260 $ belaufen sollte (42 Stunden x 30 $/Stunde). Der Anfangssaldo für ihn beträgt 1.200 $ (40 Stunden x 30 $/Stunde), so dass ABC eine zusätzliche Urlaubsverpflichtung in Höhe von 60 $ aufbaut.
Richtlinie „Benutze es oder verliere es“
Was ist, wenn ein Unternehmen eine „Benutze es oder verliere es“-Regelung hat? Das bedeutet, dass die Mitarbeiter ihren Urlaub bis zu einem bestimmten Datum (z. B. zum Jahresende) verbrauchen müssen und nur eine geringe Anzahl von Stunden (wenn überhaupt) in das nächste Jahr übertragen können. Ein Problem besteht darin, dass diese Politik möglicherweise illegal ist, da Urlaub ein verdienter Vorteil ist, der nicht entzogen werden kann (dies hängt von den Gesetzen in den einzelnen Staaten ab). Wenn diese Politik als rechtmäßig angesehen wird, ist es akzeptabel, die Rückstellung zu dem Zeitpunkt zu verringern, an dem die Mitarbeiter ihren angesammelten Urlaub verbraucht haben sollten, um so die geringere Verbindlichkeit für das Unternehmen zu berücksichtigen, die sich aus der Anzahl der verlorenen Urlaubsstunden ergibt.
Die Auswirkung von Gehaltserhöhungen auf das angesammelte Urlaubsgeld
Was ist, wenn ein Mitarbeiter eine Gehaltserhöhung erhält? Dann müssen Sie den gesamten Urlaubsanspruch des Mitarbeiters um den Betrag der Lohnerhöhung erhöhen. Denn wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und sein gesamtes nicht in Anspruch genommenes Urlaubsgeld ausgezahlt bekommt, würde er nach seinem letzten Lohnsatz bezahlt werden. Wenn ein Unternehmen allen Mitarbeitern im gleichen Zeitraum eines Jahres eine Gehaltserhöhung gewährt, kann dies zu einem sprunghaften Anstieg der Urlaubsrückstellungen führen.
Die Auswirkungen eines Sabbaticals auf das angesparte Urlaubsgeld
Es kann Situationen geben, in denen ein Sabbatical gewährt wird, damit ein Arbeitnehmer einen öffentlichen Dienst oder eine Forschungsarbeit leisten kann, die dem Arbeitgeber in irgendeiner Weise zugute kommt. In diesem Fall steht die an den Arbeitnehmer gezahlte Vergütung in keinem Zusammenhang mit den zuvor erbrachten Leistungen und sollte daher nicht im Voraus zurückgestellt werden. In dem eher wahrscheinlichen Fall, dass ein Sabbatical auf vorher erbrachten Leistungen beruht, sollte der Arbeitgeber die Kosten für das Sabbatical während des erforderlichen Dienstzeitraums zurückstellen.